Những yêu cầu của soạn thảo văn bản?

Hỏi: Những yêu cầu của soạn thảo văn bản?

Đáp: – Yêu cầu đảm bảo tính hợp pháp của văn bản: Là yêu cầu đầu tiên cũng là yêu cầu quan trọng trong quá trình soạn thảo văn bản.
– Khi soạn thảo văn bản đòi hỏi phải tuân thủ nguyên tắc bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp và tính thống nhất pháp luật của quốc gia. Buộc chủ thể soạn thảo xác định rõ thẩm quyền hình thức, thẩm quyền nội dung của văn bản, phân định rõ ranh giới, mối quan hệ với các quy định của văn bản hiện hành.
– Đảm bảo tính hợp pháp của văn bản có nghĩa là trong quá trình soạn thảo, chủ thể soạn thảo phải nắm vững quy định của Hiến pháp, pháp luật; văn bản soạn thảo phải phù hợp hiến pháp, pháp luật, thống nhất với văn bản cấp trên và phù hợp với văn bản các cơ quan ngang cấp, nhất quán với văn bản do chính mình đã ban hành.
– Yêu cầu nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hóa.
– Nội dung ở đây gồm hai mặt. Một là, nội dung văn bản được chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng được tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi, phù hợp với luật pháp hiện hành. Thứ hai, nội dung này phải được thể hiện trong một văn bản thích hợp. Nói cách khác, phải có sự lựa chọn cần thiết trong quá trình văn bản hóa để văn bản được soạn thảo có chức năng phù hợp.
– Yêu cầu đảm bảo tính cụ thể của VB: Các thông tin được sử dụng để đưa vào VB phải được xử lý và đảm bảo chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung chung và lặp lại từ các văn bản khác.
– Yêu cầu đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức: Thể thức được nói đến ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Thể thức không đơn giản là hình thức, nó cũng mang tính nội dung liên quan đến giá trị nội dung.
– Yêu cầu phải sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp: Thực tế cho thấy, nếu thuật ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản.
● Việc sử dụng thuật ngữ, văn phong thích hợp trong quá trình soạn thảo sẽ có ảnh hưởng tốt đối với sự phát triển ngôn ngữ nước tòa án.
– Yêu cầu văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ: không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn văn bản.