Phân tích các yếu tố thuộc thể thức và kĩ thuật trình bày các yếu tố đó?

Hỏi: Phân tích các yếu tố thuộc thể thức và kĩ thuật trình bày các yếu tố đó?

Đáp: Quốc hiệu: Quốc hiệu hay còn gọi là tiêu ngữ được trình bày đầu tiên, ở vị trí trung tâm văn bản. Quốc hiệu bao gồm tên nước và chế độ chính trị của nhà nước.
– Tên tác giả (cơ quan ban hành): Cùng hàng với tiêu ngữ ở góc bên trái là tên tác giả ban hành văn bản. Tên tác giả có thể là cơ quan, tổ chức như Uỷ ban Nhân dân hay cá nhân như Chủ tịch nước. Nếu văn bản liên tịch thì tên tác giả sẽ bao gồm tên các cơ quan tham gia ban hành văn bản của cơ quan nào, vị trí của cơ quan đó trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước và mối quan hệ giữa cơ quan nhận và cơ quan gửi văn bản.
– Số, năm ban hành, ký hiệu văn bản.: Số, năm ban hành, ký hiệu văn bản được trình bày ngay dưới tên tác giả, giúp cho việc đăng ký, trích dẫn, sắp xếp, nhắc nhở công việc và kiểm tra, tìm kiếm văn bản khi cần thiết.
– Số VB là số thứ tự ban hành của văn bản được ghi bằng số Ả- rập liên tục từ số 01 bắt đầu ngày 1/1 đến 31/12 mỗi năm.
– Tiếp sau số là năm ban hành văn bản đối với văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản cá biệt không có yếu tố này.
– Ký hiệu văn bản: ký hiệu theo quy định là chữ viết tắt của tên loại văn bản kết hợp với chữ viết tắt của tên cơ quan ban hành văn bản. Tên loại viết trước, tên tác giả viết sau và được nối với nhau bằng gạch ngang. Ba yếu tố trên thường được phân cách với nhau bằng dấu “/”.
– Địa danh, ngày tháng ban hành. Địa danh là nơi đóng trụ sở của cơ quan ban hành văn bản. Những địa danh cũng khác với địa chỉ của cơ quan. Địa danh không ghi chi tiết như địa chỉ cơ quan mà cần ghi phù hợp với phạm vi quản lý của cơ quan ban hành.
– Ngày, tháng là thời điểm vào sổ đăng kí ở văn thư ban hành văn bản. Đối với ngày dưới 10, tháng dưới 3 thì phải viết thêm con số 0 ở phía trước nhằm bảo đảm chính xác, tránh thêm bớt, sửa chữa ngày.
– Tên loại và trích yếu văn bản.: Tên loại văn bản là tên gọi chính thức văn bản như: Nghị định, Nghị quyết, Quyết định… Tên gọi văn bản nói lên tầm quan trọng của văn bản, tính chất công việc mà văn bản đề cập tạo thuận lợi cho việc đăng ký, sắp xếp hồ sơ và tổ chức thực hiện.
– Nội dung của văn bản.: Toàn bộ những sự việc, những vấn đề cần giải quyết và quyết định được thể hiện đầy đủ trong nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản thường được chia làm 3 phần:
● Phần mở đầu: Nêu căn cứ, cơ sở của việc ban hành văn bản gồm có 2 nhóm căn cứ: Căn cứ pháp lý về nội dung và căn cứ pháp lý về thẩm quyền ban hành.
● Phần thứ hai: Tùy theo từng loại văn bản mà nội dung được trình bày theo hai dạng: “văn điều khoản” như quyết định, Nghị định hay dưới dạng “văn xuôi pháp luật” như Nghị quyết, Chỉ thị, …
– Phần thi hành: Bao gồm chủ thể thi hành, hiệu lực không gian, hiệu lực thời gian thời gian, xử lý văn bản hết hiệu lực, điều khoản chuyển tiếp.
– Nơi nhận văn bản:: Nơi nhận văn bản được ghi ở cuối góc trái văn bản. Nơi nhận văn bản là tên cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thi hành hoặc liên quan đến công việc nói trong văn bản.
– Chữ ký, dấu.:Ngang hàng với nơi nhận về góc bên phải là dấu và chữ ký.
+ Chữ ký là yếu tố thông tin nhằm đảm bảo cho văn bản có tính hợp pháp, có giá trị pháp lý, thể hiện trách nhiệm của người ký VB đối với vấn đề mà văn bản đề cập, đồng thời chữ ký có tác dụng chống giả mạo giấy tờ. Người ký phải đúng thẩm quyền và ghi rõ họ tên, chức vụ.
– Dấu cơ quan, tổ chức: Văn bản ban hành, sau khi ký phải được đóng dấu của cơ quan để bảo đảm tính pháp lý và tính chính xác của văn bản.